常见公文写作格式与范例大全

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常见公文写作格式与范例大全 常见公文写作格式与范例大全 公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、 询问和答复问题, 或者向有关主管部门请求批准事项时 所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。

在行文方向上,不仅可以在平 行机关之间行文, 而且可以在不相隶属的机关之间行文, 其中包括上级机关或者下级机关行 文。

在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也 可以向有关主管部门请求批准事项, 向上级机关询问具体事项, 还可以用于上级机关答复下 级机关的询问或请求批准事项, 以及上级机关催办下级机关有关事宜, 如要求下级机关函报 报表、材料、统计数字等。

此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或 更正。

不过这种情况并不多见。

二、函的特点 (一)沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充 分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。

(二)灵活性。

表现在两个方面:一是行文关系灵活。

函是平行公文,但是它除了平行行文 外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式 灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比 较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版,也可以没有文头版,不 编发文字号,甚至可以不拟标题。

(三)单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函 则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标 题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

(二) 按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、

请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多, 从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。

主要介绍规范性公函的结 构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下: (一)首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

(二)正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

(三)结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题,或请对方及 时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。

通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。

如“特此 函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语,如属便 函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题 函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行 文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。

至于 复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。

像对待其他公文一样,及时处 理函件,以保证公务等活动的正常进行。

例文通知事宜函 办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函[1993]2 号 国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局: 为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据领导同志的批示, 现就有关问题通知如下: 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。

(略) 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

(略) 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

(略) 四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

(略) 上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国 家计委和经贸办协调,并督促落实。

办公厅(盖章) 一九九三年一月三日 公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二 《通知》写作要点 通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。

通知讲究时效性,是告知立即 办理、执行或周知的事项。

一、标题:制发机关+事由+通知。

二、正文:㈠通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。

例如“为了解决×××的问题,经 ×××批准,现将×××,具体规定通知如下。

㈡通知主体:写出通知事项,分条列项,条目 分明。

三、结尾:三种写法:㈠意尽言止,不单写结束语。

㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

通知格式:(指示性通知) 积水潭医院关于××××××的通知 各科室: ×××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××。

积水潭医院 二○○五年三月十日 例文(指示性通知) 关于调整证券交易印花税与地方分享比例的通知 国发(1996)×号 各省、自治区、直辖市人民,各部委、各直属机构: 改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税 也有了较大幅度的增长。

为进一步规范证券交易市场,妥善处理与地方的合配比例,增 强宏观调控能力,决定,自 1997 年 1 日 1 日起,将证券交易印花税分享比例 由现行的与地方各 50%,调整为 80%、地方 20%。

有关地区和部门要从全局出 发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国 一九九六年十二月十六日 -------------------------------------------------------------------------------通知格式:(会议性通知) 关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室: 定于×月×日召开××××会。

现将有关事宜通知如下: 会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日(会期×××,×××××报到。

) 会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。

(二)××××××××××××××××××××××××××××。

(三)×××××××××××。

联系人:×××,电话:××××××××,传真:××××××××。

积水潭医院 ××××年×月×日 -------------------------------------------------------------------------------例文(会议通知) 关于召开全区宣传会议的通知 各宣传部,柳铁党委宣传部: 定于 9 日 9-10 日召开全区宣传座谈会,现将有关事项通知如下: 一、 会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传座谈会精神; 总结交流我区前八个 月宣传思想工作;研究部署下一步工作。

二、参加人员各宣传、柳铁党委宣传。

三、会议时间 9 日 9-10 日(会期一天半,9 日 8 日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点:**市七星路**宣传干部培训中心。

会场:区党委办公楼三 楼会议室。

五、有关事项 (一)请参加会议人员准备约 15 分钟的。

请将材料打印 50 份,在报到时交会务 组(打印要求:16 开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传座谈会材料”)。

(二)请各宣传、柳铁党委宣传部**排好会议期间的各项工作,准时出席会议。

在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。

(三)请各宣传部、柳铁党委宣传部于 9 月 5 日下午下班前将参加会议人员报到 自治区党委宣传部办公室。

联系人:×××,电话:××××,传真:××××××。

**壮族自治区会宣传部 二○○三年九月四日 --------------------------------------------------------------------------------

农牧公司通知格式 关于 XXXX 的通知(标题字体用正文宋体小二,加粗)各养殖公司: 为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成,现将有关培训要求通知如下: (正文字体用 仿宋_GB2312) 一、培训时间:2009 年 2 月 1 日--2 月 26 日。

二、学员报到时间:2009 年 2 月 1 日上午 9:00—下午 5:00,未按规定报到者视为主动 放弃。

三、学员报到地点:希望集团· 四川五月花电脑专修学院正校门(郫县团结镇)。

四、学员培训地点:希望集团· 四川五月花电脑专修学院。

五、学员住宿安排:参培学员的住宿统一由我集团安排在希望集团· 四川五月花电脑专修学 院学生宿舍,学员无需携带被褥等床上用品,只需带自己的日常生活用品即可。

具体房间号 详见签到表。

特此通知 附件: 1、课程规划 2、《培训课程安排表》 3、培训纪律 4、到五月花计算机学院的乘车路线 XXXXXXX 公司(盖公章) 二○○九年 XX 月 XX 日 -------------------------------------------------------------------------------公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之三 《报告》写作要点 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性 公文。

一、标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。

二、正文:㈠事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。

㈡事项:写工作步骤、措施、 效果。

也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥, 请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。

注意事项:概述事实,重点突出, 中心明确,实事求是,有针对性。

-------------------------------------------------------------------------------报告格式:(建议报告) 关于××××××的报告

院领导: 根据 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××现将主要情况报告如下: 一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意见如无不妥,请批转各部门执行。

积水潭医院××处 ××××年×月×日 -------------------------------------------------------------------------------例文(建议报告) 关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 : 脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。

为实 现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国家决定 开展强化免疫活动。

现将有关情况报告如下: 一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了 可喜的战绩。

二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。

为此,决定从现在起至一九九五年一月期间, 每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。

卫生部 一九九三年十月二日 报告格式:(情况报告) 关于××××××的报告 根据 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××现将主要情况报告如下: ××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××,提出以下建 议:一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

积水潭医院××处 ××××年×月×日 农牧公司统一用报告格式 报告

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